Regeln & Konfiguration der Agenten

Jeder Agent arbeitet in genau einer von drei Stufen. Sie wählen die Stufe beim Konfigurieren. Manche Agenten sind bewusst auf niedrigere Stufen begrenzt, etwa wenn ihr Ergebnis direkt in ein Angebot fließt.

Autonome Läufe sind ein eigener Schalter je Agent. Sie sind standardmäßig aus. Sie schalten sie ein und legen ein monatliches Credit-Limit fest. Ist es erreicht, stoppt der Lauf. Aktuell wartet jede automatisch erkannte Aufgabe auf Ihre Freigabe.

Risikothemen bremsen den Agenten. Kommen in einer automatisch erkannten Aufgabe Begriffe wie Kündigung, Zahlung, Vertrag, Personal, Entlassung, Abmahnung oder Klage vor, fällt der Agent auf die Stufe Berater zurück. Bei Preis, Risiko, Nachtrag, Reklamation oder Mangel gilt mindestens Co-Pilot. Die Prüfung ist so angelegt, dass sie nur verschärft und nicht lockert.

Versand von E-Mails

Ein Agent ist so angelegt, dass er nicht selbst sendet. Der Versand aus Ihrem Postfach läuft über eine ausdrückliche Freigabe:

• Sie sehen den vollständigen Entwurf und bestätigen ihn per Checkbox. Die Freigabe gilt genau für diesen Wortlaut. Wird danach etwas geändert, ist sie ungültig und Sie geben neu frei.
• Senden ist je Postfach eine eigene Erlaubnis. Sie ist zunächst aus und braucht das passende Recht im Team.
• Jede Mail trägt einen Hinweis, dass sie mit KI erstellt wurde. Der Hinweis wird serverseitig angehängt, nicht im Browser.
• Es gelten Höchstgrenzen: höchstens 20 Empfänger je Mail und ein Limit an Sendungen pro Konto.
• Weder ein Agent noch ein Zeitplan noch ein Add-in kann diesen Weg umgehen.

Daneben gibt es den Dokumentversand: Ein fertiges Dokument (PDF oder Word) können Sie per Klick an einen Empfänger senden. Absender ist dann BAS Future Solutions, Antworten gehen an Ihre eigene Adresse. Das löst immer eine Person aus, nie ein Agent. Es gilt ein Limit pro Firma, und jeder Versand wird im Audit-Log festgehalten.

Zur Kennzeichnung von KI-Inhalten insgesamt, zu Grenzen der Ergebnisse und zur Einordnung nach KI-Verordnung siehe KI-Transparenz.

Postfach

• Die Plattform liest nur den Ordner, den Sie ausdrücklich freigeben. Ohne Auswahl wird nichts abgerufen.
• Es gibt keine Spiegelung Ihres Postfachs. Mails werden bei Bedarf geladen. Gespeichert werden nur Mails, die Sie einem Projekt zuordnen oder analysieren lassen.
• Zugangsdaten liegen verschlüsselt. Sie sind so angelegt, dass sie nicht in Antworten der Schnittstelle und nicht in Logs erscheinen.
• Trennen Sie die Verbindung, werden Zugangsdaten und Zwischenspeicher gelöscht.

Firmengedächtnis

Was die Agenten sich merken, betrifft Ihre Arbeitsweise. Das Gedächtnis ist je Konto getrennt. Personenbezogene Angaben wie Namen, Anschriften, Telefonnummern, Bank- und Personaldaten werden vor dem Speichern herausgefiltert.

Modell und Standort

Welches Modell eingesetzt wird und wo die Verarbeitung läuft, steht auf KI-Transparenz. Die rechtlichen Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag.

• Agenten-Aktionen stehen im Audit-Trail: wer, welcher Agent, welches Projekt, welche Aktion, mit welchem Ergebnis. Auch verweigerte Zugriffe werden festgehalten.
• Der Audit-Trail ist nur anhängend. Es gibt keine Funktion, einen Eintrag zu ändern oder zu löschen. Aufbewahrung: Solange das Konto besteht, bleiben Einträge unverändert erhalten, Entscheidungen (Freigaben, Ablehnungen, Korrekturen) zehn Jahre. Nach der Löschung Ihres Kontos werden alle Ihre Daten gelöscht. Zur Absicherung (z. B. bei versehentlicher Löschung) bewahren wir ein getrenntes, verschlüsseltes Sicherungsarchiv Ihres Kontos 6 Monate auf und löschen es danach automatisch. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Rechnungen) bleiben unberührt.
• Jeder E-Mail-Versand hat einen eigenen Protokolleintrag mit Freigabe, Ergebnis und Fehlern. Auch verweigerte Sendeversuche stehen darin.
• Sie sehen den Trail im Kundenportal und können ihn als CSV oder PDF exportieren.

SYNTROPIA ist das Framework, nach dem wir die Plattform bauen. Es beschreibt, wie Menschen und KI gemeinsam wahrnehmen, entscheiden, handeln und lernen. Fünf Grundsätze tragen es:

1. 1Arbeit ist ein Fluss, keine Aufgabenliste. Entscheidend ist, wie aus Signalen Erkenntnisse und aus Erkenntnissen Wirkung wird.
2. 2Struktur folgt dem Signal. Was nicht mehr gebraucht wird, wird abgebaut.
3. 3Umkehrbarkeit bestimmt die Autonomie. Nicht der Rang entscheidet, sondern wie leicht sich etwas zurückholen lässt und wie groß die Folgen sind.
4. 4Gedächtnis ist Infrastruktur. Wer vergisst, lernt nicht.
5. 5Der Mensch setzt Sinn, die KI setzt Tempo. Ziele, Werte und die Verantwortung für Unumkehrbares bleiben beim Menschen.

Vier Formen der Zusammenarbeit

Delegation:

Sie legen Ergebnis und Leitplanken fest, die KI arbeitet eigenständig.

Duett:

Mensch und KI arbeiten abwechselnd am selben Ergebnis.

Schwarm:

Mehrere Agenten bearbeiten ein Problem parallel, einer fasst zusammen.

Autopilot mit Aufsicht:

Dauerbetrieb für Regelfälle, mit Schwellen, ab denen ein Mensch übernimmt.

Was davon heute im Produkt steckt: die Autonomiegrade (Entscheidungs-Gradient), das Firmengedächtnis und der Audit-Trail. Weitere Bausteine des Frameworks laufen bisher intern in unserer Qualitätssicherung oder sind noch Konzept. Den aktuellen Stand zeigt die Roadmap.